Sala konferencyjna jest idealnym wyborem gdy posiadana w firmie jest zbyt mała lub w ogóle jej nie ma. Do tego może być świetnym rozwiązaniem dla wszelkiego rodzaju spotkań w większym gronie, które mają być nie tylko oficjalne, ale również integrujące.
Kiedy zdecydować się na wybór sali konferencyjnej?
Sala konferencyjna sprawdzi się nie tylko w przypadku spotkań biznesowych z klientami czy tematycznych konferencji. Warto zainteresować się jej wynajmem w momencie, kiedy firma przeprowadza rekrutację na większą skalę. Może być też dobrą opcją przy okazji organizacji spotkania z posiadanymi już pracownikami, często z różnych oddziałów z całej Polski i spoza jej granic.
Dlaczego wybór właściwej sali konferencyjnej jest istotny?
Podstawowym warunkiem i kwestią priorytetową jest prestiż i reprezentacyjność wynajmowanego pomieszczenia. Ma ono bowiem być wizytówką firmy, świadczyć o jej profesjonalizmie i dużym znaczeniu na rynku. Potencjalni i bieżący klienci, pracownicy i uczestnicy konferencji powinni po spotkaniu mieć poczucie dobrze i produktywnie spędzonego czasu, wynieść z niego nie tylko korzyści biznesowe, ale i miłe wspomnienia. Dlatego nie tylko sama sala konferencyjna, również jej otoczenie i dostęp do dodatkowych atrakcji jest tak ważny.
Czym sugerować się przy wyborze sali konferencyjnej?
Trzeba brać pod uwagę kilka czynników.
Przede wszystkim lokalizację. Istotne, aby była ona dogodna dla większości gości. Często większe konferencje wymagają przylotu gości, dlatego warto rozglądać się za miejscem z łatwym dojazdem do lotniska. Na przykład dobra lokalizacja w pobliżu Warszawy to atut, który ma duże znaczenie. Dobrze też, gdy obiekt będzie malowniczo położony, w nieco mniej uczęszczanym miejscu, zapewniający odpoczynek od zewnętrznego hałasu. Nie trzeba nawet dodawać, że przy budynku powinien znajdować się wygodny, duży parking, dobrze zabezpieczony. Ideałem jest dostęp do możliwości naładowania elektrycznego samochodu.
Kolejny czynnik to wybór wielkości sali konferencyjnej. Zależy ona od charakteru spotkania i ilości osób w nim uczestniczących. Przy małej ilości gości (40-60 osób) wystarczy kameralna sala. Dla większej ilości zdecydowanie warto wybrać dużą i przestronną. Najlepiej, aby pomieszczenie miało możliwość łatwej zmiany aranżacji wnętrza, przesunięcia stolików, krzeseł, itp. Należy pamiętać, że zbyt mała sala to duży dyskomfort dla gości i osób prowadzących spotkanie.
Wyposażenie sali konferencyjnej to nie tylko odpowiednie stoliki i krzesła. Niezbędne są urządzenia pozwalające na pokazanie i przeprowadzenie prezentacji, tzn. rzutnik, odpowiednie nagłośnienie, dobrej jakości mikrofon, ekran projekcyjny. Znaczenie ma możliwość wygodnego i szybkiego zasłonięcia okien. Warto, aby uczestnicy mieli łatwy dostęp do gniazdek elektrycznych celem podłączenia koniecznych urządzeń.
Dobra akustyka, obowiązkowa klimatyzacja, bezpłatne wifi, dostęp do ciepłych i chłodnych napojów oraz drobnych przekąsek to obecnie już standard, który powinien cechować każdą prestiżową salę konferencyjną. Od tego typu obiektu oczekuje się również dużej estetyki, czystości, eleganckiego wyglądu i komfortu użytkowania.
Gdy konferencja trwa dłużej…
W przypadkach, gdy spotkania mają trwać cyklicznie przez kilka dni podstawą jest zapewnienie gościom komfortowego noclegu, posiłków i dodatkowych atrakcji. Dlatego często sale konferencyjne są integralną częścią hoteli i pensjonatów. Takie obiekty oferują bazę noclegową oraz strefę wellness i spa, wypoczynek na świeżym powietrzu w uroczym ogrodzie, dostęp do restauracji i baru oraz zorganizowane imprezy tematyczne.
