Firmy planujące konferencję, galę lub spotkanie integracyjne muszą znaleźć lokalizację odpowiadającą programowi wydarzenia, liczbie gości i dostępnemu budżetowi. Wybór obiektu można powierzyć agencji eventowej, która przedstawi propozycje dopasowane do założeń imprezy. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę podczas wyboru miejsca na event firmowy w Warszawie.
Jak rodzaj eventu firmowego wpływa na wybór miejsca?
Wybór lokalizacji należy rozpocząć od określenia celu eventu i grupy uczestników. Jeśli podczas gali jubileuszowej zaplanowano wręczenie nagród i uroczystą kolację, obiekt powinien dysponować przestrzenią na scenę oraz ustawienie stołów bankietowych. Z kolei podczas pokazu nowego urządzenia potrzebna będzie przestrzeń na ekspozycję i demonstrację jego działania. Organizacja eventów firmowych w Warszawie przez spaceevents.pl obejmuje m.in. dobór obiektu, opracowanie koncepcji, obsługę techniczną i koordynację całego przedsięwzięcia. Agencja powinna również sprawdzić, czy regulamin wybranego miejsca nie ogranicza realizacji zaplanowanego programu. Jeśli firma organizuje galę z koncertem lub zabawą taneczną, trzeba ustalić, do której godziny można korzystać z nagłośnienia i czy obowiązują ograniczenia dotyczące poziomu hałasu.
Event firmowy w centrum czy poza Warszawą?
To, czy zorganizować event firmowy w centrum, czy poza Warszawą, zależy przede wszystkim od tego, skąd przyjadą uczestnicy i jak dotrą na miejsce. Jeśli firma organizuje konferencję dla kontrahentów z różnych regionów Polski, dogodnym rozwiązaniem może być hotel lub centrum konferencyjne z dobrym połączeniem kolejowym i bazą noclegową. W przypadku wieczornej gali dla warszawskich partnerów biznesowych można rozważyć obiekt w centrum stolicy, do którego goście dotrą komunikacją miejską lub taksówką. Jeśli agencja zaproponuje lokalizację poza centrum, powinna również przedstawić możliwości zorganizowania transportu uczestników i uwzględnić czas przejazdu w harmonogramie imprezy. Jeśli firma planuje zbiorowy transport gości, organizator powinien także sprawdzić możliwość podjazdu autokarów oraz wyznaczenia miejsca do bezpiecznego wysiadania i wsiadania uczestników.
Jak dobrać wielkość sali do liczby uczestników?
Planując konferencję, galę lub spotkanie integracyjne, firma powinna określić przewidywaną liczbę gości oraz sposób organizacji poszczególnych części wydarzenia. Sala mieszcząca 150 osób w rzędach krzeseł może pomieścić znacznie mniej uczestników podczas bankietu z okrągłymi stołami. Dlatego agencja eventowa powinna przedstawić propozycję ustawienia przestrzeni zgodną ze scenariuszem imprezy, uwzględniającą miejsca siedzące, scenę i wyposażenie techniczne. Jeśli program obejmuje prezentacje, przerwy na kawę i networking, trzeba również przewidzieć odpowiednią powierzchnię na każdą z tych aktywności. Zbyt małe foyer może prowadzić do kolejek podczas rejestracji gości oraz utrudniać rozmowy w czasie przerw. Firma zamawiająca wydarzenie powinna także otrzymać informacje o liczbie toalet oraz dostępności wejść, wind i sanitariatów dla osób z ograniczoną mobilnością. Przed zaakceptowaniem lokalizacji można poprosić agencję o plan sali z rozmieszczeniem poszczególnych stref.
Co sprawdzić przed zaakceptowaniem miejsca na event firmowy?
Przed zatwierdzeniem lokalizacji firma powinna otrzymać od agencji informacje o całkowitym koszcie wynajmu oraz usługach uwzględnionych w ofercie. Dwa obiekty o podobnej powierzchni mogą różnić się wyposażeniem i warunkami współpracy z zewnętrznymi wykonawcami. Jeśli podczas konferencji zaplanowano prezentacje multimedialne lub transmisję online, organizator powinien sprawdzić dostępność nagłośnienia, ekranów, oświetlenia scenicznego i odpowiedniego łącza internetowego. W przypadku gali z występami artystycznymi trzeba również uwzględnić możliwość montażu scenografii oraz dostęp do garderób i zaplecza technicznego. Przed podpisaniem umowy należy ustalić godziny udostępnienia sali, ponieważ przygotowanie dekoracji, próby i demontaż sprzętu mogą wymagać dodatkowego czasu. Agencja powinna także sprawdzić, czy obiekt oferuje własny catering, czy dopuszcza współpracę z zewnętrznym dostawcą oraz jakie opłaty i ograniczenia wiążą się z taką usługą.
Przy wyborze lokalizacji na event firmowy należy porównać propozycje agencji pod kątem możliwości realizacji programu, organizacji dojazdu, wielkości sali i całkowitych kosztów. Na podstawie tych informacji firma może zaakceptować obiekt, który odpowiada wymaganiom wydarzenia i ustalonemu budżetowi.
Może Cię zainteresować:
Cosquare – biuro nieruchomości w Warszawie, które zarabia tylko wtedy, gdy ty zarobisz
